图文档管理概念

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图文档管理概念

南京东岱软件

摘要

档案种类繁多，但总体上主要包括以下几种：科技档案、原始档案、工程总承包档案、文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、标准、规范。

图文档管理系统就是对以上所述电子文档进行归档存储的管理系统。目前先进的图文档管理系统已不再满足于数据存储，而更多关注于数据的再利用，从电子文档的归档、存储、管理、检索、抽取、借阅管理等，实现电子文档的全生命化管理。

管理特点

1、层次展现--树形目录结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。

2、权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。

3、文件上传--文件内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。

4、导入导出--文件导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。

5、图纸预览--图纸可在线预览，为图纸查看管理提提供方便，减少逐一打开查看的时间。

6、在线编辑--图纸可以在线编辑，编辑后可直接保存至服务器。

7、审批文件--为文件建立自动化流转功能，节约文件流转的成本，提高办公效率。

8、自动编号--可在系统中设置相应的规则，为大量的图纸与文件设置个性化自动编号，方便了大量图纸文件的管理。

主要功能

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现图纸文档的统一存储与共享。

显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示，图片格式文件可以以缩略图形式预览。

全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需图纸文件。

版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免使用错误图纸版本造成损失，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

文档审批：自定义文件审核流程以适应企业内部对图纸文件管理的需求，流程人员中可在审批过程进行加签、收回、修订等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息、邮件、短信提示，真正实现图纸文件的自动化流转，节约了大量的图纸文件传输费用，加快图纸审核，真正提高办公效率。

自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果，上传至系统中的大量图纸可以自动生成编号，减少了手动编号的时间，提高工作效率。

文档审计：文档审计信息描述了图纸文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有图纸文件的操作情况。

摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开大型的图纸文档即可快速预览图纸内容。

修订版管理：系统的“修订版管理”功能，对图纸文件的每次修改保存后，系统会自动生成一个新的版本，一个文件可以存在多个版本，并且保证用户每次打开的为最新版图纸。同时支持历史版本的查看与回退，从而保证流通中图纸版本的一致性，大大改善了图纸版本多样错综复杂的局面。

文档链接：支持将图纸文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将图纸文档发送至目录，方便其他部门查阅，支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将大型图纸发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、节约了很多时间，非常方便易用。

关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看，可通过一个图纸文件快速找到服务于同一项目的其他图纸文件，十分方便快捷。

文档属性：可以对图纸文件增加属性与属性值，方便图纸文档的分类管理，并且便于在海量资料中搜索。用户可根据对属性设置直接标志图纸内容与性质，节约了大量逐一查看的时间。

规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则的设定可以使大量的图纸文件智能化编录至目录，并且还能自动发起审批进入流程，实现图纸文件的审批自动化。

权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，保障机密图纸只有相关人员可以查看，不会造成外泄，实现图纸文件安全共享。

存储加密：文件采用加密存储，防止机密图纸文件非法扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

安全备份：支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式，当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心图纸资料的完整和安全。

多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。

CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，系统支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。

纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为jpg或者PDF存储至系统。

电子邮件集成：E6与电子邮件集成，可直接在系统内部发送文档至指定电子邮箱，大型的图纸文件不用再以添加附件的方式，就可以直接发送邮件至指定邮箱，节约了大量管理成本。

扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找图纸文档所花费的时间，降低图纸文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

同步助手：当企业内部有大量图纸需要统一集中管理时，可以通过同步助手，无需登录系统进行繁琐的手动操作，自行设定同步时间间隔，随时拉取系统内部文件资源至本地计算机。大大节约了逐一上传大量图纸的时间。

高级文档操作：所有可以在本机打开的图纸文档如：CAD文件，致得E6均支持在线阅读及在线编辑，系统会与本地的软件进行关联，可以在系统中直接编辑图纸，方便了图纸文件的操作与管理。

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往往一个人最不愿意听的话，是他最应得听的话. 这个地方真想去看看 18995933055 男--人你懂的