分享，图文档管理系统介绍

南京东岱软件

摘要

在高度信息化的今天，无论是企业还是个人每天都会制造出若干纸质文档或者电子文档。长久以来，人们的信息保存介质从石头、木头、布、纸进步到如今的电子设备，带来的是更小的体积和更多的信息量。那么，如此多的信息应该怎样管理才能方便查阅和保存，尤其对于电子企业来说，大量的图纸和文档需要合理的保存和完善的管理。为此，我们开发了图文档管理系统，帮助企业将所有电子文档保存到服务器。一方面将所有文档收归进行统一管理，另一方面降低企业用户硬件成本，使每个用户拥有更便捷的工作方式。

系统介绍

一、         企业文档管理现状

随着信息向电子化方向发展，人们对于文档管理的需求也变得越来越重。各个企业迫切的需要对其最重要的企业资产（如项目文档、项目图纸、电子文件等）进行统一管理。然而，当前普遍的图文档管理方式具有以下几个问题：

1、             文档存放无序：无论是政府机关还是企业，绝大部分的工作都是体现在大量的图文档中，包括项目文档、图纸、设计图等等。然而，大多数管理人员都不能进行及时有效的分类和排序，时间一长就会造成文档丢失或者排序错乱的情况发生。

2、             存储与管理分散：尽管当前企业都进行电子化办公，但是每个人的相关文件都保存在自己的电脑里面，只有在别人需要的时候才进行传递和共享。这样的方式一方面传递过程复杂且浪费时间，另一方面业务流程容易受阻，浪费企业资源。

3、             信息查阅困难：由于文档的存放无序，大量的文档只能靠人力进行检索，不仅浪费时间，还容易造成文档的丢失。

4、             保密性差：由于文档没有统一的系统管理，就更加不可能存在权限的管理，文档的安全性无法保证。

5、             浪费资源：大量重复无用的文档被打印出来进行传递，提高了企业成本，造成公司资源的浪费。

二、         我们的解决方案

针对企业在图文档管理中面对的许多问题，我们都在图文档管理系统方案中提出了对应的解决方法。

1、             为解决存储与管理分散的问题，我们图文档管理系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档统一存储在服务器上，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，获得自己的相关文档，从以前的工作环境无缝连接到图文档管理系统。而且统一的管理也减少了企业管理的难度。

2、             为解决信息查阅困难的问题，我们图文档管理系统提供了强大的搜索方法，可以让用户从各个不同的搜索角度、搜索习惯出发，随时随地快速精准地找到要找的信息。

3、             在我们图文档管理系统中，建立了完善的权限机制和操作方式，保障了企业数据的安全性。技术文档、图纸是企业中核心的知识财产，通我们图文档管理系统的数据安全机制，实现全企业核心数据的“权限控制”、“流程管控”、“操作追踪”等多重安全特性，令企业管理者高枕无忧！

4、             我们图文档管理系统可以和我们的产品生命周期管理系统进行无缝结合，将每个文档都进行不同生命阶段去管理，而且，每个阶段，都提供了严紧的管控方法：在文档设计修改阶段，系统通过文档模板保证每个用户建立业务文档的规范性，版本管理可以让企业技术文档的版本管理得井井有条，审核自动归档的方式来实现文控电子管理化的效果。在文档归档阶段，系统通过变更操作来保护数据进更改过程中的安全性以及影响范围。

三、         实施效果

通过我们的图文档管理功能的应用，可以帮助企业打造出一个数据集中管理的平台，为企业提供准确的设计数据来源，让企业数据能在安全的前提下，实现最大程度的共享和便捷的协同应用，属于企业自己的知识库。结合我们的产品生命周期管理系统，让企业文档的规范统一，文控管理工作进入一个自动化时代。