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档案管理操作手册(二)

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发表于 2016-6-4 12:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
档案管理操作手册(二)
1、档案审批
档案管理员审批提交的案卷时,在“档案审批”页面中,如下:
Ø 选择状态为未申请的案卷点击“申请”按钮,设置审核人、批量审批、查看原文件、审核通过/不通过等。
Ø 审核人员选中某条审批记录后点击“审核”按钮进行案卷审核。
Ø 审核通过后案卷状态为“审核通过”,案卷不可改。
Ø 审核不通过则退回到“未申请”状态,申请人员需重新整编案卷,提交申请。
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2、开发利用2.1、借阅申请
Ø 选择填写 “非密借阅申请单”、“秘密借阅申请单”、“机密借阅申请单”
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Ø 如果借阅人知道要借阅哪些案卷则可以直接点击“从项目中选择”按钮,如果不知道要借阅哪些项目可在推送列表中点击“进入”
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Ø 从项目中选择:点击“添加借阅”按钮可在项目中选择案卷进行借阅,在弹出的页面中选择项目中的案卷或条目,点击“加入”按钮后进行“确定”操作
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Ø 进入:点击“进入”按钮后会弹出个页面(如下图),选择需要的案卷或条目后,点击“保存”按钮,即完成操作。
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Ø 最后点击“保存”按钮后完成借阅申请单
Ø 选择某条借阅申请单,点击“申请审核”按钮进行借阅单审核操作
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2.2、归还管理
Ø 归还管理中显示审核通过的借阅申请单
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Ø 点击“归还”按钮进入申请单(如下图),可查看具体案卷或条目内容
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2.3、借阅咨询
借阅人员不知道自己要借哪些案卷时可在借阅咨询页面中填写咨询,咨询单将提交到档案室,由档案人员选择符合要求的案卷进行推送:
Ø 点击“添加咨询”按钮。
Ø 填写标题与内容描述,点击“保存”,完成借阅咨询。
Ø 选择某个咨询可修改咨询。
Ø 选择某个咨询可删除咨询。
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2.4、借阅推送
档案室人员接受到借阅咨询单,根据表单描述选择相关的档案推送给借阅人员,具体步骤如下:
Ø 点击“查看”按钮可查看咨询详情。
Ø 在借阅咨询详情中点击“添加推荐”按钮选择案卷或条目后“保存”完成借阅推送。
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2.5、推送列表
在“推送列表”页面中借阅人员可查询已经被推送的咨询单。
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2.6、借阅审核
借阅人员填写好借阅申请单进行借阅申请后,需档案人员进行审核,如下:
Ø 档案室人员审核借阅人员的申请,可查看审核意见。
Ø 点击“审核”按钮后,进入申请单详情页面。
Ø 在申请单详情页面中点击“审核”按钮进行审核。
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2.7、统计
统计系统可以提供本单位的借阅案卷及条目报表,系统可以自动生成报表格式, 根据时间、档号、件号、借阅人、类型、状态等统计借阅情况,查询状态、借阅人、档案、件号、题名、归还日期等等数据。
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3、全文搜索
全文搜系统可以提供所有案卷、条目、收文报表,自动形成报表格式,根据所填的搜索条件搜索相应内容,并且提供导出Excel功能。
搜索时提供不同的搜索条件,点击“搜索”按钮即可搜索相应数据。
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- y- Q% Z9 D+ C$ h
发表于 2016-6-24 19:35 | 显示全部楼层
电子文档与纸质文档都可以管理起来啦
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发表于 2016-6-26 22:06 | 显示全部楼层
流程很顺,功能丰富,挺好的
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发表于 2016-6-27 13:58 | 显示全部楼层
协同处理文档的管理,简单方便
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发表于 2016-6-27 14:36 | 显示全部楼层
现在越来越多的企业关注数据文档的管理,感谢楼主的分享
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发表于 2016-6-27 14:41 | 显示全部楼层
增加很多新功能,新功能更完善,更加期待
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发表于 2016-6-28 13:17 | 显示全部楼层
协同处理文档的管理,简单方便!!!
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发表于 2016-6-29 10:22 | 显示全部楼层
档案管理系统可以帮助企业加强内部重要文档管理。
$ Z8 `" L6 P  _  |2 D7 ^
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发表于 2016-6-29 16:47 | 显示全部楼层
档案管理很重要,提高管理效率。
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发表于 2016-6-29 17:24 | 显示全部楼层
很详细的内容说明!
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