档案管理操作手册(二) 1、档案审批档案管理员审批提交的案卷时,在“档案审批”页面中,如下: Ø 选择状态为未申请的案卷点击“申请”按钮,设置审核人、批量审批、查看原文件、审核通过/不通过等。 Ø 审核人员选中某条审批记录后点击“审核”按钮进行案卷审核。 Ø 审核通过后案卷状态为“审核通过”,案卷不可改。 Ø 审核不通过则退回到“未申请”状态,申请人员需重新整编案卷,提交申请。 2、开发利用2.1、借阅申请Ø 选择填写 “非密借阅申请单”、“秘密借阅申请单”、“机密借阅申请单” Ø 如果借阅人知道要借阅哪些案卷则可以直接点击“从项目中选择”按钮,如果不知道要借阅哪些项目可在推送列表中点击“进入” Ø 从项目中选择:点击“添加借阅”按钮可在项目中选择案卷进行借阅,在弹出的页面中选择项目中的案卷或条目,点击“加入”按钮后进行“确定”操作 Ø 进入:点击“进入”按钮后会弹出个页面(如下图),选择需要的案卷或条目后,点击“保存”按钮,即完成操作。 Ø 最后点击“保存”按钮后完成借阅申请单 Ø 选择某条借阅申请单,点击“申请审核”按钮进行借阅单审核操作 2.2、归还管理Ø 归还管理中显示审核通过的借阅申请单 Ø 点击“归还”按钮进入申请单(如下图),可查看具体案卷或条目内容 2.3、借阅咨询借阅人员不知道自己要借哪些案卷时可在借阅咨询页面中填写咨询,咨询单将提交到档案室,由档案人员选择符合要求的案卷进行推送: Ø 点击“添加咨询”按钮。 Ø 填写标题与内容描述,点击“保存”,完成借阅咨询。 Ø 选择某个咨询可修改咨询。 Ø 选择某个咨询可删除咨询。 2.4、借阅推送档案室人员接受到借阅咨询单,根据表单描述选择相关的档案推送给借阅人员,具体步骤如下: Ø 点击“查看”按钮可查看咨询详情。 Ø 在借阅咨询详情中点击“添加推荐”按钮选择案卷或条目后“保存”完成借阅推送。 2.5、推送列表在“推送列表”页面中借阅人员可查询已经被推送的咨询单。 2.6、借阅审核借阅人员填写好借阅申请单进行借阅申请后,需档案人员进行审核,如下: Ø 档案室人员审核借阅人员的申请,可查看审核意见。 Ø 点击“审核”按钮后,进入申请单详情页面。 Ø 在申请单详情页面中点击“审核”按钮进行审核。 2.7、统计统计系统可以提供本单位的借阅案卷及条目报表,系统可以自动生成报表格式, 根据时间、档号、件号、借阅人、类型、状态等统计借阅情况,查询状态、借阅人、档案、件号、题名、归还日期等等数据。 3、全文搜索全文搜系统可以提供所有案卷、条目、收文报表,自动形成报表格式,根据所填的搜索条件搜索相应内容,并且提供导出Excel功能。 搜索时提供不同的搜索条件,点击“搜索”按钮即可搜索相应数据。
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