质量体系文件和资料控制程序

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质量体系文件和资料控制程序

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⒈目的:

对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。

⒊职责:

3·1  管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。

3·2  "手册"和"程序文件"由总经理批准。

3·3  各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。

3·4  资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

⒋工作程序:

4·1  文件及资料的分类与编号

4·1·1  文件和资料分为以下几类:

①质量手册；

②程序文件；

③外来文件；

④其他质量文件。

4·1·2  文件和资料分为受控文件和非受控文件:

①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件；

②程序文件为受控文件；

③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。

4·2  文件的编写

4·2·1  管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。

4·2·2  管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。

4·2·3  其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

4·3  文件的审批

4·3·1  质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

4·3·2  程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。

4·3·3  审批主要内容:

①内容是否符合QS-9000标准，职责是否明确、合理；

②各文件之间是否协调；

③与上级政策法规是否一致。

4·3·4  部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。

4·4  文件的发放

4·4·1  质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。

4·4·2  质量手册和程序文件发放范围:

①总经理、管理者代表、副总经理；

②各部门负责人。

4·4·3  外来文件（包括顾客的图纸、软件）由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。

4·4·4  其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。

4·4·5  资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。

4·4·6  如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明"更换"字样。

4·5  文件的复审与更改

4·5·1  质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"＊＊＊＊年 确认"印章。年份用公元纪年表示。

4·5·2  文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册／程序文件修改记录表（见附录A）上登记。

4·6  文件的更换与作废

4·6·1  文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。

4·6·2  新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收／发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色"保留"印章。

4·7  文件的管理

4·7·1  文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。

4·7·2  文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次  并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。

4·7·3  文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收／发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。

⒌相关文件:

   无。

⒍相关表单:

见清单。

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